通过使用虚拟助理，将您的业务效率提高三倍

当我告诉人们Brainscape目前只有8名全职员工时，他们常常对我们能用这么少的人完成这么多工作表示惊讶。我们提供的客户服务水平、教育内容和软件质量似乎超出了可能的范围，而每个领域都没有专门的员工。

但我们有个秘密。这就是我们利用像EupWork这样的自由职业者市场的能力，通过在各个领域都是专家的兼职团队成员来填补许多非核心职责。Brainscape的8人团队可以像我们25人团队一样工作，但成本要高得多。

简化外包

UpWork的妙处在于它消除了招聘、雇佣和结算承包商过程中的所有摩擦点。在旧世界，如果您需要有人来处理客户服务或软件测试，您有三种低于标准的选择：

雇佣一名全职员工，即使你在这些领域每周没有40小时的工作时间；把工作分配给你现有的员工（他们不一定是这些工作的专家）；或者在Craigslist上找份兼职或实习，然后为你雇佣的每个新顾问处理所有1099份文件。

使用UpWork是一个更有效的选择。随着它增强的雇佣虚拟自由职业者的方法，需要更少的时间和精力来管理，这个和其他自由职业者安置网站已经完全改变了游戏。外包现在比以往任何时候都更加高效和自动化。

以下是我推荐的使用“虚拟助理”帮助贵公司发展的步骤：

1.确定哪些任务可以外包。

我绝不会提倡把你们团队的核心能力外包出去，比如产品开发或营销策略。但是，对于那些重复的、分散注意力的、不可预测的任务，或者最好由一个你不能在公司内部处理的专家来处理，你可以把它从你的盘子里拿出来，释放出你宝贵的管理带宽。

在Brainscape，我们使用虚拟助理进行客户服务、软件测试、文案、编辑、簿记、翻译、录音、市场调查、数据录入和偶尔的图形设计润色任务。我们支付的工资从每小时7美元到每小时100美元不等，这取决于我们所需要的技能和经验水平。最终，这些角色中的一些可能会成为全职职位，但就目前而言，UpWork为我们提供了人才和灵活性的完美平衡。

2.张贴明确的工作说明。

如果你想把你的应聘者限制在那些有资格并且有责任心的人身上，那么你应该写一个现实的描述，简洁地概括出你所期望的工作，例如，这个角色是兼职还是全职？是按小时计费还是按项目计费？暂时的还是持续的？零星的还是可预测的？没有什么比浪费时间和一个最终放弃的人交谈更糟糕的了，因为这个项目“不适合我”

3.制定有效的审查标准。

为了帮助筛选出不合格的候选人，而不是浪费时间，UpWork提供了一些关键功能，如测试和初步问题。例如，Brainscape最近利用这两项功能聘请了一名兼职助理来帮助测试和校对我们最近更新的西班牙语应用程序。我们只对那些在UpWork的西班牙语词汇测试中得分在95%的候选人感兴趣，他们确认他们拥有一部iphone6，有足够的内存存储空间来完成我们的项目。这是一个非常具体的要求！UpWork的审查功能让我们在面试过程中省去了很多麻烦。

4.努力寻找优秀的候选人。

与大多数角色一样，最优秀的人才往往一开始就不找工作，因为他们忙于为其他客户工作。你经常要找到他们并说服他们为什么你的项目值得他们花时间。UpWork允许你浏览自由职业者的技能，价格和客户评论，并邀请特定的自由职业者来申请你发布的工作。花20分钟浏览最优秀的候选人并向他们发送简短、个性化的申请邀请函几乎总是值得的。

5.安排一个实践项目。

一旦你确定你可能喜欢和一个特定的候选人一起工作，给一个小的练习任务来代表现实项目将要做的工作类型通常是很有帮助的是的。这个小项目可能在实际面试前分配，这可能是选择获胜者的最佳方法。请注意，任何非常繁重的实践项目（任何需要10或20分钟以上的项目）都应该得到某种形式的金钱奖励。

6.Skype与决赛选手。

如果你所担任的自由职业者是一个长期的职位，或者一个可能最终代表你的公司向公众展示的职位，那么在扣动扳机之前，最好先和最终入围者视频聊天。确保他/她的性格与公司的内部文化和外部品牌相契合，这几乎与在核心员工中寻求文化契合一样重要。

7.明确授权雇佣。

即使你已经提前发布了一份好的工作描述，你也应该在任何新合同开始时都要小心地重申期望。会有多少训练？付款的里程碑是什么？你将如何评估任务的完整性？是否在考虑UpWork 10%的加工费之前或之后报价？确认各方的责任对于确保项目成功或持续发挥作用至关重要。

8.提供一致的入职和沟通。

我所听到的几乎所有“工作上的恐怖故事”都是由于客户和承包商之间沟通不畅造成的。实际上，作为客户，你有责任提供足够的培训，安排足够的检查时间，并在自由职业者向上学习的过程中监控进度。所需的握持程度与任务或角色的复杂程度成正比。

9.让成功的自由职业者自动驾驶。

一旦你找到了一个你喜欢的自由职业者，尽你所能帮助他完全自给自足。在过去的两年里，我们公司非常信任我们的两个客服助理，所以我们每个月只需要和他们联系一次，看看情况如何。他们会根据自己的时间回复客户的询问和投诉，并每周向我们发送总结，告知我们任何趋势问题。达到这种“自动驾驶”的状态是许多招聘投资的目标，并将很快开始支付管理费用。

10.挑战团队成员将自己的工作外包出去。

将非核心任务外包的奢侈不仅适用于首席执行官和经理。即使是入门级的员工也有机会将重复的或可能在外部完成的任务委派给虚拟助理。挑战在于，学习如何划分你的工作，并将其分解为可授权的、可培训的任务可能非常困难（而且具有威胁性）。

管理者可以通过为每个核心团队成员分配一个上升的工作预算，并通过pide和CONVERK对其进行指导，帮助员工更好地发展自己的角色过程。始终如一抽象和委派角色是小公司成长为大公司的手段，也是初级员工成长为经验丰富的高管的手段。

如果处理得当，新的“自由职业者经济”提供的商业效率可能会非常高，以至于可以将平庸的公司与卓越的公司区分开来。21世纪的管理者将越来越需要确定雇佣虚拟自由职业者的合适时间，而不是全职雇员或因特网。当我们的业务需求成倍增长时，我们必须始终考虑不断扩大的数字劳动力选择。