创建驱动生产力的主日历的10个秘诀

我不会粉饰这个。日程安排是一项我真的不期待的平凡任务。

但是，如果我不有效地安排时间，我的思想将分散在整个地方。那是因为有一个时间表可以使我专注，有组织且富有成效。

我能够实现这一目标的最好方法之一是为小型企业创建一个主日历。这只是一个包含我所有最重要的日期、事件和任务的日历。

这并不复杂，是吗？要开始创建自己的主日历，这里有10个你应该遵循的提示。

1.记下你所有的重复日期和活动。

创建主日历时，您需要采取的第一步是写下您的所有重复任务和活动。因为这是为你的小企业服务的，所以只关注那些与商业相关的企业。这些可能包括:

如果您要为自己的个人生活制作主日历，那么您将列出家庭时间，进餐，锻炼和阅读等活动。

现在您已经列出了这些活动，请开始将它们输入到日历中以创建时间表。例如，如果您每个星期二在下午3点举行团队会议，则将其创建为经常性事件。

2.建立明确的工作界限。

在记下重复日期和活动的列表之后，是时候留出特定的时间了。有时候这很简单。由于团队会议通常长达30分钟，因此您现在可以在每个星期二下午从3:00到3:30进行封锁。

有时这可能有点棘手。对我来说，我发现自己什么时候最有效率，并在这些时间设定工作时间。通常是从早上八点到中午，然后是下午两点到五点。知道了这一点，我封锁了那些不受干扰的工作时间。

制定此时间表不仅可以保证我完成所有工作，还可以创建更结构化的日历。例如，我不安排早上的会议，因为这占用了我的最高生产力时间。相反，我将在中午或下午两点之间安排一次会议。

这种结构也可以控制我的工作时间。这样我就不会花太多时间在工作上了。如果我在下午五点完成，那么我只在过去一个小时左右的时间里做软任务，以确保我按时完成。

3.使重要的日期和截止日期脱颖而出。

假设您在周三下午1点与客户开会。你要确保这个日期在你所有的其他事件和活动中脱颖而出。你最好的选择是使用不同的颜色，大胆的脸，或所有的帽子。

老实说，你应该继续对你的各种任务和约会进行颜色编码，这样它们就很容易区分开来。对于内部团队会议，您可以使用蓝色，而客户会议可以使用橙色。我甚至强调事件，这样我就不会浪费时间在社交事件上。

4.在你的日程表上包括时间缓冲。

安排背靠背会议只是让你自己为失败做好准备。您需要在两次会议之间进行旅行，充电，准备，吃零食或放松身心。大多数时候，会议之间的半个小时就足够了。

然而，如果你在旅行，你可能会想把它提高到一个小时。

在此期间，不要安排其他任何事情。您需要这段时间才能完美地从一个会议转到下一个会议。

5.要灵活。

如果您与团队合作，这一点尤其重要。毕竟，有时候必须更改计划。假设一个团队成员在星期二在下午2:30预约了医生。他们可能无法开会。

但是，您可以将会议推向3:30而不是下午3:00。这样你就不会取消会议，因为每个人都可以参加。

在我的主日历中，我总是在确切的时间之前和之后安排一些时间。我通常利用这段时间来准备或充电。但是，如果需要的话，我也使用这些块来调整会议时间。

6.使用组合工具。

在创建主日历时，这不是一种大小的方法。这就是为什么你可以使用各种工具来帮助你创建自己的主日历。

我依靠Google日历来设置我的日常工作。我也收到提醒，可以很容易地与他人分享。对于安排会议，日历应用程序是我的使用工具 (我也构建了它)。其他时候，我使用像Basecamp这样的项目管理工具来保持项目的顶端。

找出最适合您的工具，并充分利用它们。如果他们在为你工作，那就坚持下去。

7.捕获信息。

当一个新的想法、任务或事件弹出时会发生什么？尽快将其写下来，然后将其添加到日历中，以捕获它。

正如大卫·艾伦 (David Allen) 在标志性的《完成工作》中所解释的那样，这将确保您不会忘记它。更重要的是，它释放了你的大脑，这样你就不会保留太多的信息。

8.指定一人负责。

除非你是一个独奏者，否则你需要指定一个个人作为日历的守护者。他们将负责更新日历，确保所有信息正确无误，并解决任何日程安排冲突。

如果您有太多人编辑日历，它可能会很快变得混乱。如果他们需要添加一个事件，它首先通过日历的负责人。这样，可以将新事件添加到开放时间段，这样您就不会被重复预订。

9.与您的团队共享日历。

除非你是一个人操作，否则分享你的主日历是必须的。这是因为它提高了组织内的沟通、效率和日历生产率，因为它让每个人都在同一页面上。

共享日历还可以节省您的时间并平衡分配。

同时，您还希望确保它具有协作性和包容性。例如，您可能不介意周三的四个下午会议。但是，如果您的某些团队生活在不同的时区怎么办？对他们来说可能是下午6点，你正在占用他们的私人时间。

日历之类的工具可以使安排事件或约会变得容易得多，因为您的团队可以为他们选择最佳日期和时间。

10.将主日历放在中心位置。

多亏了云，这并不是真正的问题。例如，您的团队可以登录Google并访问主日历。只要确保你授予他们访问权限。

如果你想成为老派，你可以打印出一份副本，然后张贴在一个中心位置，比如你公司的公告板。