13商务电子邮件礼仪的注意事项

很少有事情会像书面的，误导的电子邮件那样损害您的专业品牌。单击 “发送” 按钮可能是成功的业务交流与潜在的人力资源问题或同事冲突之间的区别。尽管美国人每天发送数十万封电子邮件，但这不应被视为理所当然。

无论你是高级专业人士还是办公室新手，这里有13个必须记住的商务电子邮件礼仪的注意事项。

1.一定要注意主题行。

写一个清晰、简洁的主题行，反映电子邮件的正文。避免使用 “Hi”，“触摸底座” 或 “FYI” 的主题行，并且不要将主题行留空。

2.一定要使用适当的称呼。

记住 “嗨” 和 “嘿” 传达的是缺乏专业性和成熟度的信息。以 “早上好”，“下午好”，“晚上好” 或 “你好” 等短语开始您的电子邮件。“美好的一天” 或 “问候” 是国际舞台上经常使用的其他短语。

3.一定要使用介绍。

在美国这样的直接文化中，最好的做法是让发送者通过名字和姓氏介绍自己，并在前几行提供一些背景信息。例如，“亲爱的曼德尔女士: 我的名字是Sharon Schweitzer，访问文化的创始人; 我被称为 “或…” 我的名字是Sharon Schweitzer，我是一位国际商业专家，写信给你 “这…在向你介绍新的联系人，潜在客户时尤其重要，想知道您如何收到他们的联系信息的客户和雇主。

4.了解文化。

当向来自间接文化的人发送电子邮件时，研究国家习俗是适当的协议和最佳实践。例如，在日本，在商务电子邮件的第一句话中询问天气是礼貌，适当和习惯的。相反，向潜在的日本联系人发送介绍自己的电子邮件是不合适的。在间接文化中，由于习俗，仅由相互尊重的第三方进行介绍; 冷邮件被忽略，删除，阻止和/或标记为垃圾。

5.不要包括幽默和讽刺。

电子邮件很容易在没有上下文的情况下通过文本被曲解。幽默是特定于文化的。在电子邮件中避免幽默和讽刺，因为收件人可能会感到困惑，或者更糟的是被冒犯。

6.请仔细检查您的附件。

当您附加文件时，请多加几秒钟将其粘贴到电子邮件正文中。这显示了对收件人的考虑，通过节省他们打开附件的时间和风险。这对你来说更耗时吗？是的。值得吗？是的。

7.不要打 “全部回复”

除非每个人都需要知道，否则避免使用 “回复所有人”。当首席执行官 (首席执行官/首席运营官) 或行政助理向10名工作人员发送电子邮件，要求社区服务项目的志愿者时，请回复管理员，而不是所有10名成员。为什么让10个人删除你的电子邮件？对所有问题的答复是对特定主题进行持续审议的功能。

8.请方便地回复。

在24小时内回复是常见的礼貌。让某人继续闲逛，您不仅被认为是粗鲁的，而且从长远来看，这可能会使您的生意损失。如果您无意中让某人等待超过24小时或出现情有可原的情况，请礼貌地解释情况并表示歉意。

9.不要使用表情符号。

那些眨眼，微笑的小图标是用于短信的。它们在商业电子邮件中不合适且不专业。表情符号可能会通过电子邮件发送到垃圾邮件过滤器或垃圾邮箱。它看起来不成熟和不专业。

10.一定要保护隐私。

电子邮件是公开的。即使电子邮件被删除，在线服务和软件程序也可以访问硬盘上的消息。在您单击 “发送” 之前，请考虑一下如果业务同事，您的竞争对手，雇主，FBIor任何意外的收件人阅读您的电子邮件可能会发生什么。这样想: 如果我的电子邮件被发布在Facebook上，它会是什么样子？

11.不要消极。

用电子邮件发送负面评论是不合适的。所有大写字母的电子邮件都表示电子邮件中的愤怒。在发送和接收电子邮件很长时间后，这些敌对消息会引起尴尬。如果您必须通过电子邮件传递坏消息，请使用客观的词语并陈述事实。传达坏消息时，面对面的交流是最好的。

12.做校对。

检查并重新检查拼写和语法错误。这些错误使您看起来不专业，并且会降低电子邮件被认真对待的可能性。电子邮件软件带有许多专业工具，例如拼写检查-使用它们。

13.不要忘记更近距离的谈话。

通过让收件人知道不需要回复，电子邮件周期不会永久继续。最后以 “无需答复”，“再次感谢”，“在星期二的董事会会议上见” 或 “请让我知道是否可以提供进一步的帮助。”以 “最好”，“最好的问候”，“真诚”，“谢谢” 或其他适当的短语结尾。

莎伦·史威哲 (Sharon Schweitzer) 是国际商务礼仪专家，作家和文化获取的创始人。