我尝试了6个Gmail生产力技巧，以使我花在电子邮件上的时间更有效率

时间：2022-08-16 13:25:11 来源：

没有什么比从期待已久的一周假期回来发现您的工作电子邮件收件箱中数百甚至数千封未打开的电子邮件更令人沮丧的了。不管你是那种无法忍受一封未打开的电子邮件的人，还是那种可以愉快地忽略20,000未读邮件的人，电子邮件很可能至少会给你的生活带来一些压力。麦肯锡2012一项经常被引用的研究发现，员工大约28% 的工作日都花在电子邮件上，关于如何让你的电子邮件习惯更有效率的文章比比皆是。

我是一个无法忍受一天结束时甚至有一封未打开的电子邮件的人，所以我渴望找到新的方法来使我的收件箱工作得更好。我决定测试一些更流行的Gmail省时技巧，看看它们是否有效。我推荐这里有六个。

分割您的收件箱

我认为，控制收件箱的最简单，最快的方法是利用Gmail的tab系统。您的所有电子邮件都不会出现在一个中央收件箱中，而是将它们分为多达五个不同的类别: 主要，社交，促销，更新和论坛。选择要使用的类别后，Gmail会自动将您的电子邮件过滤到单独的选项卡中。主要是Gmail认为你最重要的电子邮件，社交会持有任何与社交媒体相关的东西，促销会持有大多数新闻通讯和购物电子邮件，更新会持有任何与你已经工作过的东西相关的东西 (例如，如果你使用谷歌文档，它会对所有评论进行分类，来自那里共享文档的编辑和建议) 和论坛举行来自邮件列表或在线论坛的对话。

排序系统并不完美 (有些人声称它实际上会减慢它们的速度)，但这是我从主收件箱中清除杂物的最简单方法。作为经常收到推销和促销电子邮件的人，该系统可以帮助我知道何时有人向我发送了成百上千人的大量电子邮件，而不是为我量身定制的推销或想法。要在收件箱中实现此功能，您需要做的就是单击Gmail中的 “齿轮” 图标，然后选择 “Conp收件箱”。这将使您可以选择要使用的任何类别-我只使用前四个。

利用文件夹和标签

如果您的收件箱中充斥着您一直 “想要到达” 的便笺，则可能需要为文件夹和标签设置更好的组织系统。我有一个严格的规定，我的主要Gmail收件箱一次应该少于50封电子邮件，所以我一收到电子邮件就对它们进行分类。最简单的方法是盘点您的电子邮件最常涉及的内容。我为与我合作的每个作家或贡献者都有单独的文件夹，一个文件夹用于与任何即将举行的会议或活动相关的电子邮件，一个文件夹用于我感兴趣的故事以及许多其他文件夹。我还有一个标记为 “待办事项” 的文件夹，我将最终需要处理的任何内容归档。它清理了我的收件箱，如果我需要一项任务，我总是知道去哪里。

使用过滤器

如果您从共享地址或与您的公司相关联的普通电子邮件 (例如[email protected]或[email protected]) 收到电子邮件，您应该知道使用过滤器作为保持收件箱清晰的一种方式。这些电子邮件地址通常成为潜在供应商联系您的最简单方法，您收到的传入查询数量可能会变得势不可挡。在这种情况下，为该电子邮件地址设置过滤器可能是您避免每天整天在收件箱中看到这些查询的好方法。

例如，我收到发送到共享电子邮件地址的邮件，但它们填满了我的收件箱。因此，我为发送到该电子邮件地址的任何内容创建了一个过滤器，现在它跳过了我的收件箱，直接转到我每隔几天查看一次的电子邮件文件夹。

为此，请单击Gmail搜索栏中的小三角形。输入要跳过收件箱的电子邮件信息，然后单击 “创建过滤器”。这将为您提供有关电子邮件应该去哪里以及应该发生什么的选项。

打开自动前进

Gmail的一个功能总是让我沮丧的是，当你存档、归档或删除邮件时，它不会把你带到队列中的下一封电子邮件，而是把你带回到收件箱。有些人可能想看看他们还有多少邮件要发送，但我个人更喜欢一个接一个地处理电子邮件。幸运的是，通过您的电子邮件将Gmail的默认设置更改为 “自动前进” 很容易。单击齿轮图标，导航到 “设置”，然后单击 “高级”，然后单击 “启用” 自动前进。

创建模板响应

Auto-advance只是您可以在Gmail的高级设置中找到的许多有用工具之一。如果您经常收到冷邮件或推销，请考虑创建模板响应。我发现自己一遍又一遍地输入相同的响应，所以我决定看看是否有办法简化它。事实证明，有。在相同的高级菜单中，单击 “启用” 模板。然后，下次您发现自己在第一百次输入相同的响应时，请为其创建一个模板。

为此，请键入您的响应。然后，单击启用模板后将出现的右下角的三个点。将鼠标悬停在 “模板” 上，然后 “将草稿另存为模板” 和 “另存为新模板”。然后，为它选择一个名字。从那时起，它将显示在 “覆盖模板” 下。我的标准电子邮件回复称为标准，每当需要向某人发送快速回复时，我都会使用它。