拥有你的时间: 8项基本日历管理技能

你可能没有意识到这一点，但是你的日历习惯会决定你的成功和你的生产力。这是因为如果没有适当的日历管理，您将无法像应有的那样专注和高效。

考虑到这一点，这里有八种方法可以让你像老板一样拥有你的日历。

1.巩固

说到日历，我们都有自己的偏好。有些人仍然依赖纸质议程。其他人则充分利用巨型挂历。而且，有些人没有在线日历应用程序就无法生存。

没有正确或错误的日历，只要它使您保持井井有条和高效。但是您通常可以找到一个对您感觉良好的人。

问题是，对于一些日历，你可能会觉得有太多的选择。也许您的议程中已经记下了一个约会，而另一个约会已自动添加到您的在线日历中。结果，您很容易感到困惑并开始双重预订。

为了像专业人士一样管理你的日历，合并到只有一个日历。这样你就把一切都放在一个地方。

你的整个生产力工具包也是如此。越少越好。

我使用一个日历 (谷歌日历)，一个任务管理器 (Wunderlist) 和一个Moleskine笔记本。但是，我开始尝试使用bullet journaling来限制我的生产力工具。这样，我就不会在日历、待办事项和笔记之间来回切换。

2.创建例程。

每天晚上睡觉之前，我对明天的日子有了清晰的了解。我至少对下周，月甚至明年的情况有一个大致的了解。原因是什么？我使用在线日历来创建并坚持日常工作。

在我的日历中，我为特定的活动留出了特定的时间块，以便我尝试找出如何度过我的时间。我已经提前知道了。这使我的日历井井有条，因为我没有重叠的任务或会议。它还保证了我保持生产力，因为如果没有计划，我就不会这样做。这里有一些时间管理书籍可以帮助解决这个问题。

3.分组类似的活动。

有多少次你在一个项目的工作中只是因为你需要参加会议或回复电子邮件而停下来？这肯定会阻碍你的生产力。这是因为当我们被打断时，大约需要25分钟才能恢复手头的任务。

要确保您保持正轨，请停止多任务处理并通过以下方式开始单任务处理:

将类似的活动安排和分组在一起，也就是批处理。这可以帮助您进入流动状态，减轻压力，节省时间，并使您保持专注和精力充沛，因为您不会在任务之间切换。例如，在日历中屏蔽一个特定的时间来回复电子邮件，在不受干扰的工作中屏蔽另一个。在同一天安排类似的会议，这样你就可以保持在这个流程中。此外，这些信息在你的脑海中仍然是新鲜的。安排空闲时间块，以及休息和午餐块。这给了你一个休息、重新聚焦和充电的机会，这样你就可以在一天的剩余时间里通电。

4.优化各种会议的时间。

每当安排会议时，在线日历中的默认时间总是一个小时。问题是，您并不总是需要为每次会议留出那么多时间。

例如，对于介绍性会议，您的日程安排是十分钟的电话。这样你就可以直接指向。更重要的是，如果你觉得这种关系没有好处，你一天只会用完十分钟。

如果你已经认识这个人，那就封锁45分钟，加上15分钟的旅行，在附近的咖啡店赶上他们。如果您要分享建议，请将对话保持在10-15分钟。仅举行每周20-30分钟的员工会议。

那些时候最适合我。

这个想法是，不仅会议需要相同的时间。在确定会议之前，请确定应该留出的理想时间。这样，您只能在会议时间表中安排适当的时间。以下是其他一些时间管理技巧，可帮助您完成会议。

5.取消背靠背约会。

说到会议-停止安排那些背靠背的约会。这是确保您第二次会议迟到的可靠方法。这是因为有些会议的时间比预期的要长，你需要几分钟的时间来准备，否则你会遇到交通堵塞。

我尝试在两次会议之间至少有15分钟的缓冲时间-如果我要去其他位置，则为30分钟。这使我有机会屏住呼吸，重新关注并确保我永远不会迟到。

6.清除混乱。

想失去对日历的完全控制吗？让它变得如此混乱，以至于在接缝处爆裂。

这意味着您的日历充满了:

常设会议，比如 “签到”。没有议程或目的的会议。反复发生的事件和承诺不再适合你的日程安排。用分钟任务填满你的日历。安排第二天性的活动，比如早上第一件事就是遛狗。学会委派。

花几分钟时间，清除日历上的杂物。它将使它保持精简、刻薄，并且更容易管理。

7.只要说 “不”

如果您不断对每个请求说 “是” 并邀请您，那么您的日历将挤满了不是您自己的任务和事件。换句话说，他们没有花时间在工作上，而是在帮助其他人完成工作。您不必在周末开放去远足或上烹饪课，而是要参加一个又一个的聚会。

这并不意味着你永远不能说 “是”。这意味着设置边界，以便您的日历保持在您的控制范围内。

8.每周进行一次审查。

这是大卫·艾伦 (David Allen) 的书 “完成工作” 中的一个原则，其概念如下:

“从实际的角度来看，这是 [组成每周评论] 的三部分练习: 清晰、最新和创新。变得清晰将确保你所有收集的东西都得到处理。获取最新信息将确保您的所有定向 “地图” 或列表都经过审查和更新。随着你变得清晰和最新，创造性的部分在某种程度上会自动发生。“

因此，在用常规约会填写日历之前，请进行自己的每周审查，其中:

回顾过去。看看上周的日历。您可能忽略了诸如发送后续电子邮件之类的内容。查看未来的计划。这会提醒你任何即将到来的约会或会议，这样你就会做好准备。以良好的心态开始你的一周。在周日晚上或周一早上查看日历可确保您积极主动地为即将到来的一周做好准备。